Eine Ansage, die nur sagt „zurzeit nicht erreichbar“, lädt zum Auflegen ein. Eine gute Ansage sagt in 15 Sekunden vier Dinge: wer Sie sind, warum Sie gerade nicht rangehen, was der Anrufer tun soll und wann Sie zurückrufen.
1. Auf der Baustelle.
„Sie sind bei [Betrieb], Ihr Fachbetrieb für [Leistung] in [Ort]. Wir sind gerade auf der Baustelle. Hinterlassen Sie Name, Nummer und worum es geht, wir rufen heute noch zurück.“
2. Mit Notfall.
„Sie sind bei [Betrieb]. Wir sind gerade bei einem Kunden. Bei einem Notfall sagen Sie bitte gleich ‚Notfall‘ und Ihre Adresse, wir melden uns innerhalb von [Zeit]. Für alles andere: Name, Nummer, Anliegen, wir rufen heute zurück.“
3. Nach Feierabend.
„Sie sind bei [Betrieb]. Wir sind ab morgen um [Uhrzeit] wieder für Sie da. Hinterlassen Sie Name und Nummer, wir rufen Sie gleich am Morgen an.“
4. Im Urlaub.
„Sie sind bei [Betrieb]. Wir sind bis [Datum] im Betriebsurlaub. In dringenden Fällen hilft [Vertretung] unter [Nummer]. Ab [Datum] rufen wir Sie gern zurück.“
5. Mit schnellem Weg.
„Sie sind bei [Betrieb]. Gerade geht es nicht. Am schnellsten erreichen Sie uns per WhatsApp an diese Nummer oder über das Formular auf [Website]. Oder Sie sprechen jetzt aufs Band, wir rufen heute zurück.“
Drei Regeln: Sprechen Sie langsam und lächeln Sie dabei, das hört man. Versprechen Sie nur Rückrufzeiten, die Sie halten. Und rufen Sie wirklich zurück, am besten innerhalb einer Stunde.